Área de Planta Física

Oficina de Planeación

Profesional especializado área planta física:
Arq. Esp. Ancizar Torres Ramirez

Auxiliar de arquitectura e ingeniería:
Ing. Esp. Augusto Tovar Puentes

Competencias Funcionales

El Área de Planta Física será competente para:

• Asesorar y viabilizar el planeamiento de las tareas y operaciones de planta física a nivel Institucional, que requiera el desarrollo y uso racional de la planta física para la ejecución de los planes, proyectos de la docencia, la extensión y la investigación y de las respectivas dependencias de la Universidad;
• Coordinar la elaboración, revisión y actualización de los Planes y programas de obras y de usos de planta física Institucional; y
• Monitorear y evaluar el desarrollo de los mismos.

Responsabilidades Funcionales

Las responsabilidades funcionales del Área de Planta Física son:

• Monitoreo y evaluación de la ejecución de la infraestructura  física del Plan de Desarrollo Institucional.
• Desarrollo y aplicación de los sistemas de planeación, métodos y  procedimientos de la infraestructura  física acordes con las estrategias, políticas y proyectos establecidos en el plan de desarrollo institucional y las directrices trazadas por los organismos directivos.
• Asesoramiento a las unidades pertinentes y coordinación del estudio de las necesidades y requerimientos de infraestructura física de acuerdo con el entorno institucional que garanticen estrategias viables para el cumplimiento de su misión.
• Proyección y formulación de los estudios de conveniencia y oportunidad, evaluación técnica y económica de propuestas de obras, e interventoría o supervisión de la ejecución de obras, y orientación, viabilidad, supervisión y control del uso racional de la infraestructura física en concordancia con las políticas y estrategias definidas en el plan de desarrollo institucional y las directrices trazadas por la dirección.
• Organización y consolidación de la información de infraestructura  física y modernización tecnológica necesaria para fundamentar las decisiones institucionales, y comunicarla a las instancias pertinentes.

Proyectos de la Cadena de Valor

Con participación del Área de Planta Física.
Para desarrollar las competencias y responsabilidades funcionales el Área de Planta Física de la Oficina de Planeación participará en los siguientes proyectos:

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Planeamiento, Control, Evaluación y Ejecución de Construcciones y Adecuaciones

Reseña

La educación superior de calidad, la misión, visión, propósitos y fines de nuestra Alma Mater demandan espacios o áreas físicas suficientes, pertinentes, seguras y adecuadas, con su correspondiente mantenimiento y renovación, que permitan el desarrollo apropiado de la docencia, investigación, extensión y actividades administrativas y de Bienestar Universitario, caracterizadas por el Plan de Regularización y Manejo de la Infraestructura Física (acuerdo 050 de 2007 del CSU) o Plan de Ordenamiento Territorial en el Numeral  “I.4.1 USO DEL SUELO”:
“El uso normativo del suelo de la Universidad Surcolombiana corresponde al Institucional Dotacional, cuyas instalaciones se catalogan en ambientes pedagógicos básicos y complementarios, que para el desarrollo de las actividades pedagógicas y de gestión a nivel institucional interno se clasifican en 6 tipos de áreas, así:

1. Áreas para Procesos de enseñanza-aprendizaje: Aula tradicional para clase magistral, aula especializada para actividades de una asignatura común a distintos programas, aula multimedia para actividades de asignaturas que requieran de medios audiovisuales, y laboratorios para actividades de prácticas académicas;
2. Áreas para Procesos de soporte académico: Espacios para estudio informal de uso estudiantil sin docente, sitios para asesoría docente a estudiantes, bibliotecas, museos,  auditorios y salas de proyección y de música;
3. Áreas para Procesos administrativos: Oficinas para actividades administrativas y de profesores;
4. Áreas para Procesos de Bienestar: Consultorios u oficinas para actividades de salud, cultura, desarrollo humano y promoción social; asociaciones; áreas de recreación y deporte (canchas de básquetbol, fútbol, microfútbol y poli funcional; piscina, pista atlética, etc.);
5. Áreas para Procesos de soporte general: Porterías; cuartos de aseo; talleres de mantenimiento; cuartos de bombeo o subestaciones; almacén; baterías sanitarias; ventas de comestibles, librería y fotocopiado; cafetines, cafeterías, restaurantes; áreas de comunicación (Circulaciones y Halles); y
6. Áreas Libres: Zonas duras (parqueaderos, plazoletas, senderos); suelos, zonas de agua y verdes (Jardines).”

Este Proyecto se fundamenta además en el Plan de Desarrollo Institucional (que indica el inventario global de las operaciones e inversiones en infraestructura física a desarrollar anualmente durante el lapso del Plan), en el Estatuto de Contratación adoptado mediante Acuerdos 021 y 044 de 2005 y en los procedimientos para la “Preparación y evaluación ex_ante de los proyectos de inversión  en la Universidad”, “Elaboración y actualización de la programación anual de obras de construcción, adecuación y mantenimiento de las sedes de la Universidad Surcolombiana” y “Contratación de obras de construcción, ampliación o adecuación en la Universidad” de la Resolución de Rectoría Resolución 128 Octubre 22 de 2008.

Objetivos

El Proyecto busca:

• Monitorear, actualizar, evaluar y planificar los requerimientos o necesidades de infraestructura física con sus respectivos costos globales, coherentes con el Plan Desarrollo y Programa de Obras.
• Hacer el seguimiento y evaluación de la ejecución anual de inversiones en infraestructura física conforme al plan de desarrollo y al Programa de Obras.
• Orientar a la Dirección de la Universidad para que, de acuerdo al Plan de Desarrollo y Programa de Obras, priorice y determine la inversión específica en obras de construcción, adecuación y mantenimiento de infraestructura física.
• Proyectar y formular los estudios de conveniencia y oportunidad de construcción y/o adecuación de la infraestructura física específica, determinada por el ordenador del gasto, con sus correspondientes especificidades técnicas y económicas oficiales, ubicación, características, codificación,  costos, análisis básicos y presupuestos;
• Coordinar, monitorear, supervisar y evaluar las propuestas de estudios arquitectónicos, de ingeniería o interventoría de obras de infraestructura física, presentadas por proponentes contratistas.
• Monitorear, supervisar y evaluar del desarrollo de las construcciones y adecuaciones contratadas.

Descripción del Proyecto

Este Proyecto -por razón del planeamiento, asesoría, seguimiento,  control y evaluación de la Infraestructura Física a desarrollarse o ejecutada en el año correspondiente- exige la actualización de obras físicas e inclusión de aquellas que aparecen por nuevos requerimientos, o ampliación de las obras programadas que por su complejidad o por decisiones de ejecución por parte del ordenador lo ameriten, con sus costos globales o específicos -de acuerdo con la etapa de planificación en que se halle-. Así mismo, el Proyecto sustenta y permite la rendición de cuentas ante la  Auditoria Gubernamental de la Contraloría General de la República por los requerimientos de cumplimiento anual –Hallazgos detectados y comunicados- de las inversiones en planta física acorde con el Plan de Desarrollo y con la normatividad aplicable a los Entes Universitarios Autónomos.

En aplicación de los principios de igualdad, moralidad, celeridad, eficiencia, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, responsabilidad y publicidad y en cumplimiento de lo estipulado en el Plan de desarrollo Institucional, el Estatuto de Contratación y los procedimientos arriba enunciados, este Proyecto obliga al siguiente proceso que será desarrollado en cuatro fases así:

1. FASE DE PLANIFICACIÓN

Corresponde al lapso de tiempo cuya cadena de valor va desde la identificación, formulación y evaluación de las obras de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento. Proceso que requiere que se:

1. Formulen los planes, programas y proyectos de obras de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento con intenciones de cumplir su cometido estatal, finalidad, y/o funciones, que le corresponden constitucional y legalmente, manifestando su intención o voluntad de llevar a cabo su ejecución;
2. Determinen y recopilen datos y precisiones de carácter técnico, financiero y jurídico que le permitan desarrollar su intención;
3. Adelante el proceso de selección donde invita a presentar propuestas, dando a conocer a particulares sus intenciones de contratar la ejecución de un proyecto a su cargo para su propio funcionamiento, el desarrollo del objetivo o fin propuesto, el ejercicio de una actividad estatal, la prestación de servicios, efectuar una intervención en infraestructura;
4. Resuelva mediante actos jurídicos su compromiso con uno o más particulares (adjudicaciones) para el efecto de suscribir posteriormente contratos con aquellos; y
5. Adjudique el contrato y lo formalice con la comunicación al proponente favorecido en la cual se le da a conocer la disposición de la entidad de celebrar el contrato, y la oportunidad para suscribirlo.  En este preciso instante la administración queda vinculada con el proponente, no pudiendo revocar la misma.

Para ello, esta Fase se realiza en cuatro etapas:

1.1 Etapa pre diagnóstica. En esta etapa se monitorea, evalúa, identifica y elabora el prediagnóstico de las necesidades de obras de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento, con costos globales pertinentes, que afecten, modifiquen, actualicen o adicionen las operaciones del Plan de Desarrollo o de Acción Institucional, para orientar a quienes toman las decisiones en la programación y gestión de recursos de inversión que satisfaga los requerimientos del período Plan.

1.2 Etapa diagnóstica.  En esta etapa se monitorea, evalúa, identifica y elabora el diagnóstico o estudio básico de las necesidades de obras de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento, con costos generales, que afecten, modifiquen o adicionen las operaciones o actividades del correspondiente Plan o Programa de Desarrollo o de Acción específico, para orientar a quienes toman las decisiones en la programación y ejecución del gasto y en la gestión de la inversión económica que satisfaga los requerimientos anuales.

1.3 Etapa de Viabilidad. A escogencia, decisión y priorización del proyecto puntual por parte del ordenador del gasto, en esta etapa, con observación de las normas técnicas establecidas,  se evaluará, coordinará y/o supervisará los estudios de conveniencia y oportunidad y/o diseños (técnico, arquitectónico, de ingeniería, etc.), y se determinará específicamente el objeto contractual de la obra de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento, con sus costos, medidas físicas, especificaciones técnicas y/o pliegos de condiciones o términos de referencia, que permitan dar viabilidad al bien o servicio requerido y que sirvan de base para efectos de invitar a proponentes constructores.

2. FASE PRECONTRACTUAL

Corresponde al lapso de tiempo cuya cadena de valor va desde la invitación hasta la selección de la persona que las ejecutará. Proceso que requiere que se:

2.1 Etapa de invitación. en esta etapa el facultado para contratar invitará (para adelantar un proceso de adjudicación directa, cotización o licitación, o de convocatoria o concurso de méritos) a los correspondientes proponentes constructores, donde se desarrollará y/o supervisará el análisis legal, técnico y financiero a cada una de las propuestas presentadas.

2.2 Etapa de adjudicación. Observando las normatividad pertinente establecida se selecciona al proponente que cumpla con las calidades y condiciones del objeto contractual de la obra de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento peticionada, y se hará su respectiva adjudicación.

3. FASE CONTRACTUAL O DE EJECUCIÓN DEL BIEN O SERVICIO

Será el lapso de tiempo que va desde el surgimiento de las obligaciones a cargo de las partes contratantes hasta la entrega del objeto contractual de la obra de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento. Proceso que requiere que:

1. Las partes den a conocer explícitamente su acuerdo de voluntades en relación con el objeto contractual de la obra de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento, los términos del contrato y lo suscriben. La concurrencia de la voluntariedad tanto del contratante como del contratista da origen a los derechos y deberes que se plasman en el texto contractual y les corresponden recíprocamente a partir de la relación contractual.
2. Se desarrolle o ejecute a cabalidad el objeto contractual de la obra de construcción, adecuación, ampliación o mantenimiento. Si por parte del contratista no se cumplen con las obligaciones por él contraídas, la Universidad adelantará las acciones necesarias para verificar el cumplimiento del objeto, y aplicará los correctivos y sanciones previstos en el contrato y en las disposiciones legales (cláusulas excepcionales, multas, cláusula penal pecuniaria, etc.), y
3. En los casos en que se tenga que amparar la calidad o la estabilidad de la obra y la responsabilidad civil extracontractual del contratista, se aprobará finalmente el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento que cobija todos los  riesgos previstos.

Esta fase requiere, de que quienes toman las decisiones o están facultados para contratar configuren un sistema integrador de Interventoría (Legal, Administrativa, Financiera y Contable  y Física o Técnica), cuyo accionar estará enmarcadas dentro de lo establecido en normas internas de la Universidad y del juicio profesional del correspondiente campo, requeridos en las particularidades de ejecución del objeto contratado, y así supervise, controle, monitoree y verifique la cualidad y calidad de la ejecución de la obra y el cumplimiento de las especiales obligaciones contraídas por el contratista.

4. FASE POSTCONTRACTUAL O DE GARANTÍA DE CALIDAD O ESTABILIDAD

Corresponde al tiempo posterior a la perdida de vigencia del contrato, donde la cadena de valor obliga a salvaguardar la calidad o estabilidad de obra, exigiendo a quienes realizaron la interventoría técnica, administrativa o legal a actuar en aquellos eventos en que se necesite requerir al contratista y/o a la entidad que mediante póliza amparó la obra, cuando aquel no asuma su responsabilidad, cuyo proceso obliga a que:

• La Universidad evalúe finalmente los resultados financieros, y efectúe un balance técnico y financiero de la ejecución del contrato de obra, mediante una preliquidación;
• Se  resuelvan los desacuerdos que existan respecto a los resultados expuestos en la preliquidación;
• Se liquide el contrato y/o estén vigentes las garantías de calidad o estabilidad del Objeto contractual ejecutado. Si no existe acuerdo entre las partes  respecto del antes citado balance, o el contratista no se presenta a la liquidación, la entidad estatal debe aprovechar tal evento mediante un acto administrativo;
• Se pague, retribuya o haga las devoluciones a que haya lugar de acuerdo con los saldos resultantes a favor y en contra de cada una de las partes; y
• Si durante el período de garantía legal posterior a su ejecución y liquidación aparecieren daños o afectaciones de calidad o estabilidad del objeto ejecutado, se adelantarán las acciones o intervenciones técnica (a cargo de la persona designada en la etapa contractual), y/o legal (en cabeza de la Oficina Jurídica) que a juicio de su correspondiente campo profesional tiendan a remediarlos o subsanarlos.

Responsables en La Cadena de Valor del Proyecto

En consecuencia de los numerales anteriores, con el fin de lograr una adecuada efectividad y eficacia, dentro del proceso de consolidación en sus fases Precontractual, contractual y postcontractual y de la cadena de valor, el Proyecto de Planeamiento, Control,  Evaluación y ejecución de Construcciones y Adecuaciones obliga y requiere de la acción y participación de los siguientes responsables:

• EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. Dicta las políticas y formula los actos administrativos o normas estatutarias que permiten el planeamiento, control, evaluación y ejecución de construcciones y adecuaciones.
• RECTORÍA. Mediante Actos administrativos o normas complementarias reglamenta o dispone lo pertinente para el planeamiento, control, evaluación, procesamiento y ejecución de construcciones y adecuaciones.
• UNIDAD GESTORA O USUARIO. En la fase precontractual consulta las necesidades con las Unidades o personas a su cargo; contribuye o adelanta las acciones tendientes a la definición y formulación de los problemas a solucionar o necesidades a satisfacer, de que y a quienes beneficiará, y de la magnitud del proyecto que propongan y/o examinen la pertinencia, suficiencia y salubridad de una construcción o adecuación que proporcione bienestar y mejore las condiciones físicas, conforme a las necesidades de la docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas de la Universidad.
  En la fase contractual contribuye al correcto desarrollo de la obra en función de la solución acordada en la fase precontractual; y en la fase postcontractual recibe y usa los bienes o servicios ejecutados.
• ÁREA DE PLANTA FÍSICA DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN. En la fase precontractual o de planificación; planea, participa, supervisa o elabora los estudios globales y/o específicos de conveniencia y oportunidad de la infraestructura física, que examinen o propongan la pertinencia, suficiencia y salubridad de su construcción o adecuación para desarrollarla armónicamente, proporcionar bienestar y mejorar las condiciones físicas conforme a las necesidades de la docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas de la Universidad.
  
  Así, en la etapa diagnóstica del proyecto plantea globalmente los requerimientos pertinentes en los estudios denominados  “Programa Anual de Obra del año 20@”, y “Actualización de la Operación O 4.1 Adecuación y ampliación de la planta física al 20@1”; en la etapa pre diagnóstica del proyecto proyecta los requerimientos apropiados en los estudios denominados “Estudio básico para el proyecto de inversiones en el diseño y construcción del nn@”; en la etapa de viabilidad del proyecto determina los requerimientos oportunos en los estudios denominados “Proyecto de construcción y/o adecuación del nn@2”; en la etapa de adjudicación del proyecto cuando le sea asignado analiza y evalúa los aspectos técnicos de cada una de las propuestas de obra presentadas, verificando el cumplimiento de las especificaciones o recomendaciones técnicas y la corrigen matemáticamente, con el fin de orientar a quienes toman las decisiones en la:
  
  · Programación y gestión de recursos de inversión que satisfagan los requerimientos del período plan;
  · Programación y ejecución del gasto y en la gestión de la inversión económica que satisfaga los requerimientos anuales;
  · Presentación de propuesta, cotización o licitación de la respectiva obra; y
  · Selección del proponente constructor, que cumpla con las calidades y condiciones del objeto a construirse o adecuarse.
  
  Finalmente, en las fases contractual y postcontractual si le es asignado, adelantará el monitoreo, evaluación, asesoría, solución y/o supervisión técnica de las obligaciones a cargo de las partes contratantes en la realización, ejecución y estabilidad del objeto contractual de la obra, coincidentes con la calidad de materiales, mano de obra y equipos requeridos de acuerdo con el alcance del contrato, las especificaciones, normas y códigos pertinentes, diseños, cronogramas y presupuestos. Estas funciones Administrativas podrán ser contratadas con personal externo solo en los casos estipulados en normas legales y en jurisprudencias pertinentes.
• RECTORIA O VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA. En las etapas de diagnóstico, prediagnóstico y viabilidad de la fase precontractual del Proyecto aprueba los correspondientes estudios y destina o gestiona los recursos económicos que satisfagan los requerimientos de obras de construcción, adecuación y/o remodelación.
  
  Una vez esté definida la obra de construcción, adecuación y/o remodelación a ejecutar y elaborados los estudios técnicos respectivos dirige, define y coordina las acciones y actos a seguirse en desarrollo de la etapa de adjudicación y de la fase contractual, según lo estipulado en las normas pertinentes.
  En la fase contractual, según lo estipulado en las normas pertinentes, supervisa, aprueba y define las modificaciones y actos contractuales surgidos en desarrollo del contrato, y lo liquida una vez sea entregada la obra de construcción, adecuación y/o remodelación.
  En relación con trámites externos ante terceros, en relación con la ejecución de obras, diligencia, tramita, paga y obtiene licencias correspondientes.
• COMITÉ DE CONTRATACIÓN. En las etapas de invitación de la fase precontractual adelanta las acciones tendientes a la definición y legalización documental de la obra a ejecutarse, y en la etapa de adjudicación verifica y consolida la información que permita la selección y escogencia del Constructor.
• DIVISION FINANCIERA. En la fase contractual elabora la Disponibilidad Presupuestal, efectúa la interventoría Financiera y Contable (controlando y siguiendo los procesos de tipo financiero que deban cumplirse durante la marcha del compromiso contractual suscrito, a partir de la adjudicación hasta la finalización y liquidación del contrato), verifica que el contrato cuente con los recursos financieros necesarios para su total ejecución y que sean manejados adecuadamente de acuerdo con el contrato y la Ley, y efectúa los pagos derivados del contrato.
• OFICINA JURÍDICA. En la fase contractual desarrolla las acciones  pertinentes a la formulación y verificación legal de los contratos, que garanticen el cumplimiento del Estatuto de Contratación y las disposiciones legales vigentes aplicables a los Entes Universitarios Autónomos; a que se cuente con los recursos y documentos reglamentarios necesarios para su legalización y protocolización; al aseguramiento de que se surtan todos los trámites legales a que haya lugar en las diferentes etapas contractuales y que el contrato que se suscriba se ejecute, modifique o amplíe de acuerdo con la Ley aplicable a los Entes Universitarios Autónomos; y su participación en la formulación de las sanciones y/o multas al contratista cuando no tome las medidas correctivas y/o sobre los incumplimientos sucesivos, o de estabilidad de obra en la fase postcontractual.
• GRUPO DE CONTRATACIÓN. En la etapa de invitación define y legaliza los términos de referencia, invitación o licitación y en la fase contractual adelanta las acciones que aseguren la elaboración, suministro y salvaguarda de los documentos propios del contrato; adelanta la coordinación, verificación y manejo ejecutivo y administrativo de todas y cada una de las situaciones que se presenten durante el desarrollo del mismo y de sus modificaciones, para que se surtan todos los trámites administrativos y legales a que haya lugar y que se ejecute, suministre, asesore y/o preste en servicios conforme al contrato suscrito y a las normas legales que rige al Ente Universitario Autónomo, desde la adjudicación o asignación de la misma hasta la finalización y liquidación del contrato, sin excluir su competencia administrativa en la fase postcontractual.
• SECRETARIA GENERAL. En la fase precontractual adelanta las acciones tendientes a la notificación y publicidad del proceso de adjudicación, y en la fase contractual y postcontractual adelanta las acciones tendientes a la verificación y consolidación de la suscripción del contrato; y a la notificación y publicidad de los Actos Administrativos derivados de los procesos de ejecución y de monitoreo y supervisión.
• ÁREA DE GESTION AMBIENTAL. Coordina, gestiona, recopila y supervisa que los contratistas cumplan con las normas y requisitos del impacto ambiental de las obras civiles.
• GRUPO DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL. Coordina, gestiona, recopila ysupervisa que los contratistas cumplan con las normas y requisitos salud ocupacional y seguridad industrial.

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Programación, Supervisión y Control del uso de Planta Física.

Reseña

En cumplimiento de la misión, visión propósitos y objetivos, el desarrollo de la educación integral de calidad, actividades curriculares, investigativas, administrativas y extracurriculares intra e interinstitucionales, semestralmente requieren que el uso de la planta física -existente para procesos de enseñanza-aprendizaje- sea planeado, racional, eficiente y apropiado.

Así mismo las Áreas para procesos de soporte general de uso no académico que usufructúan los particulares, deben cubrir los costos pertinentes establecidos anualmente por la Oficina de Planeación.

Para la supervisión y control del uso de planta física por parte del Área de Planta Física de la Oficina de Planeación, este Proyecto tiene como soporte informático el “Sistema de Información y Administración de Planta Física “SAPFI” -desarrollado por el Centro de Gestión de Redes bajo los requerimientos y supervisión de esta Unidad, que recopila toda la experiencia adquirida por esta Unidad a través de los 5 años anteriores al frente de este tema, y el cual está todavía en fase de rediseño ya que apenas se pone a prueba por tercera vez-, que se sustenta en la información y datos ingresados por los Jefes de Programa al Sistema SIPPA & SIRCA.

Este Proyecto resulta del Capítulo  II Planta Física del Acuerdo 020 de 2005 del Consejo Superior y de los procedimientos para la ““Gestión y mantenimiento de la asignación de planta física para pregrado y postgrado”, “Gestión y mantenimiento de la asignación de planta física para programas de proyección social”, “Gestión y mantenimiento de la asignación de planta física para pregrado”, “Gestión y mantenimiento de la asignación de planta física para préstamos externos” y “Gestión y mantenimiento de la asignación de planta física para préstamos internos” de la Resolución de Rectoría Resolución 128 Octubre 22 de 2008,.

Objetivos

El Proyecto persigue:

• Mantener actualizado el inventario de planta física existente en las Sedes, con su ubicación, características, codificación y capacidad;
• Coordinar, proyectar y Viabilizar (asignar, reasignar y modificar) el uso racional de la planta física para los programas y proyectos académicos formales, informales, de investigación y demás actividades institucionales e interinstitucionales;
• Monitorear, evaluar y planificar los requerimientos de infraestructura física necesaria para los usos académicos y extraacadémicos;
• Mantener actualizados los costos de arrendamientos de planta física para uso no académico y los costos de planta física de uso académico;
• Mantener actualizado el Banco de Planos (físico y virtual)

Descripción del Proyecto

El Proyecto proporciona de manera ágil, eficaz y eficiente el planeamiento, asesoría, supervisión, evaluación y administración del uso de la Infraestructura Física existente en las Sedes, para pronosticar los requerimientos y dar la viabilidad de la planta física que demandan los programas y proyectos académicos formales, informales, de investigación y demás operaciones institucionales e interinstitucionales.

También implica la actualización de los costos de alquiler, incluidos los costos de servicios públicos según el caso, para la viabilidad de la planta física demandada por los procesos de soporte general a la academia, y como sustento de los procesos de arrendamiento y de rendición de cuentas ante la Auditoria Gubernamental de la Contraloría General de la República, por requerimientos –Hallazgos detectados y comunicados- de alquiler de la planta física de uso no Académico.

La aplicación de los principios de moralidad, celeridad, eficiencia, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, responsabilidad y publicidad y el cumplimiento de lo estipulado en el Plan de desarrollo Institucional, en normas de programación, supervisión y control del uso de planta física y de los procedimientos arriba enunciados, este Proyecto genera dos campos de acción relacionados con los espacios de uso académico y no académico, así:

1. Programación, supervisión y control de Planta Física de uso académico.

Corresponde a la cadena de valor que identifica, formula, evalúa y viabiliza la planta física pertinente, suficiente y salubre, requerida por los procesos de enseñanza-aprendizaje y de soporte académico de docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas y externas de la Universidad.
El Proyecto en este campo de acción obliga a Procesos donde se:

1. Determine y recopile datos, precisiones, costos y usos de la planta física a emplearse en programas de educación formal, de investigación y de proyección social o de alquiler.
2. Verifique los estudios, costos y aportes a la universidad por concepto de uso de Planta física, por parte del correspondiente programa de postgrado, investigación o proyección social.
3. Estudie y evalúe los requerimientos y necesidades de asignación de planta física de uso académico con base en datos históricos o solicitudes del responsable de la programación, para adelantar la programación, en sus tres etapas, de los procesos de valor de enseñanza-aprendizaje y de soporte académico de docencia, investigación, extensión de la Universidad;
4. Estudie, resuelva, evalúe y cuantifique los requerimientos y necesidades de asignación de planta física de uso académico con base en solicitudes de unidades administrativas y/o externas de la Universidad.
5. Notifique, cobre y apruebe el arrendamiento de planta física de uso académico al correspondiente solicitante externo.

Se desarrolla en tres etapas así:

• Etapa de Programación preliminar. Corresponde al lapso de tiempo cuya cadena de valor va desde la identificación, evaluación y formulación de las necesidades de planta física requerida por los procesos de enseñanza-aprendizaje y de soporte académico de docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas y externas de la Universidad, hasta la introducción de datos preliminares de programación en el software correspondiente.
• Etapa de ajustes de Programación de cursos sin salón. Corresponde al lapso de tiempo en que, para aquellos cursos que en la programación preliminar no se pudieron formular y quedaron sin salón, el responsable de la programación escoge la planta física libre en los horarios que requiere y sistematiza la programación faltante.
• Etapa de Programación de cambios por novedades. Corresponde al lapso de tiempo donde se solicita asignación de nuevas horas aulas, por parte del responsable de la programación, para aquellos cursos que por causa sustentada y debidamente aprobada por la administración competente se requiera modificar o adicionar y se procede a la sistematización de los datos de programación.

2. Programación, supervisión y control de Planta Física de uso no académico

Corresponde a la cadena de valor que identifica, formula, evalúa y viabiliza la planta física pertinente, suficiente y salubre requerida por los procesos administrativos, de bienestar y de soporte general de la Universidad:
El Proyecto en este campo de acción obliga a Procesos donde se:

• Determine y recopile datos, precisiones, costos y usos de la planta física a emplearse en procesos administrativos, de bienestar y de soporte general de la Universidad;
• Estudie y evalúe los requerimientos, costos y necesidades de asignación de planta física de uso no académico con base en las solicitudes de unidades administrativas y/o usuario externos peticionantes, para adelantar procesos administrativos, de bienestar y de soporte general de la Universidad.
• Notifique, cobre y apruebe el arrendamiento de planta física de uso no académico al correspondiente solicitante externo.

Responsables en la Cadena de Valor del Proyecto

En consecuencia de los numerales anteriores, con el fin de lograr una adecuada efectividad y eficacia, dentro de los procesos de programación, prestamos o alquiler de planta física de uso académico y no académico, el Proyecto de Programacion, Supervisión y Control del Uso de Planta Física obliga y requiere de la acción y participación de los siguientes responsables:

• EL CONSEJO SUPERIOR. Dicta las políticas y normas generales que permiten la programación, préstamos o alquiler de planta física de uso académico.
• RECTORÍA. Mediante Actos administrativos o normas específicas reglamenta o dispone lo pertinente para la programación, préstamos o alquiler de planta física de uso académico y no académico.
• UNIDAD GESTORA O USUARIO. En el campo de acción académico consulta o atiende las necesidades de las unidades o personas adscritas a su dependencia; contribuye o adelanta las acciones tendientes a la definición, viabilidad o satisfacción de sus necesidades de espacios físicos de uso académico, de que y a quienes beneficiará, y de las horas y fechas requeridas, conforme a las necesidades de la docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas de la Universidad. La Jefatura de Programa de pregrado y la Dependencia Administrativa de la Universidad harán los trámites directamente ante el la Vicerrectoría Académica; los Directores de Programas de Postgrado y de  Proyección Social a través de la Coordinación General de Proyección Social; los proyectos de investigación a través de la Coordinación General de Investigación; y los externos a través de la Vicerrectoría Administrativa.
  
  En el campo de acción no académico consulta o atiende las necesidades de las unidades o personas adscritas a su dependencia; contribuye o adelanta las acciones tendientes a la definición, viabilidad o satisfacción de sus necesidades de espacios físicos de uso no académico, de que y a quienes beneficiará, y de las horas y fechas requeridas. La Dependencia Administrativa o Académica de la Universidad harán los trámites directamente ante el Área de Planta Física y los externos a través de la Vicerrectoría Administrativa.
• ÁREA DE PLANTA FÍSICA DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN. Cataloga, lleva inventarios, planea, asigna, supervisa, calcula costos de alquiler y monitorea la planta física en respuesta efectiva y eficaz a los requerimientos de Planta física por parte de la docencia, investigación, extensión y demás actividades administrativas institucionales y extrainstitucionales de la Universidad.
  
  · Así, en la etapa de programación preliminar cataloga y recopila datos e inventarios, determina horas y espacios, estudia, evalúa, precisa los costos, mediante los estudios de  “Costos de Planta Física y/o Costos de alquiler de Planta Física de uso académico” y mediante el software Sistema de Administración de Planta Física “SAPFI”;
  · En relación con la planta física de uso académico y no académico para préstamos internos (no académicos) y préstamos externos: cataloga y recopila datos e inventarios, determina horas y espacios, estudia, evalúa, precisa los costos y asigna la planta física para el requerimiento o solicitud de la Vicerrectoría Administrativa o del funcionario directivo al servicio de la Universidad.
  · Hace el monitoreo y evaluación del uso de la planta física y lo plasma en el “INFORME DEL USO DE PLANTA FISICA (AULAS) DEL  PERIODO @ DEL AÑO @”
• VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA. Recibe, evalúa y descarta las solicitudes de asignación o alquiler de planta física peticionadas por personal externo de la universidad, solicita los costos  y disponibilidad, y cobra y/o autoriza, según el caso, el uso de las instalaciones.
• VICERRECTORÍA ACADÉMICA. Recibe, evalúa y descarta las solicitudes de asignación o alquiler de planta física peticionadas por unidades académicas de la universidad, asigna y/o autoriza, según el caso, el uso de las instalaciones académicas a los distintos programas de formación de pregrado y postgrado.
• USUARIO ACADEMICO INTERNO (JEFATURA O COORDINADOR DE PROGRAMA DE PREGRADO Y POSTGRADO). Programa, sistematiza en la planta física asignada (por medio del Sistema SIPPA & SIRCA) y autoriza y monitorea el uso de los espacios viabilizados por la Vicerrectoría Académica.
• USUARIO INTERNO (DIRECCIÓN O JEFATURA AMNINISTRATIVA,  DE EXTENSION O INVESTIGACIÓN). Programa, sistematiza en la planta física asignada (por medio del Sistema SIPPA & SIRCA) y autoriza y monitorea el uso de los espacios viabilizados por el Área de Planta Física.
• USUARIO EXTERNO comprueba y demuestra la asignación y pago del canon de arrendamiento y utiliza los espacios autorizados.
• OFICINA JURÍDICA. desarrolla las acciones  pertinentes a la formulación y verificación legal de los contratos de arrendamiento de espacios de uso no académico, que garanticen el cumplimiento las disposiciones legales vigentes aplicables a los Entes Universitarios Autónomos; a que se cuente con los recursos y documentos reglamentarios necesarios para su legalización y protocolización; al aseguramiento de que se surtan todos los trámites legales a que haya lugar y que el contrato que se suscriba se cumpla, modifique o amplíe de acuerdo con la Ley; y su participación en la formulación de las sanciones y/o multas al contratista cuando no tome las medidas correctivas y/o sobre los incumplimientos sucesivos.
• GRUPO DE CONTRATACIÓN. Adelanta las acciones que aseguren la elaboración, suministro y salvaguarda de los documentos propios del contrato de arrendamiento de espacios de uso no académico; hace la interventoría técnica, la coordinación, verificación y manejo ejecutivo y administrativo de todas y cada una de las situaciones que se presenten durante el desarrollo del mismo y de sus modificaciones, para que se surtan todos los trámites administrativos y legales a que haya lugar y que se cumpla conforme al contrato suscrito y a las normas legales que rige al Ente Universitario Autónomo, desde la adjudicación del espacio hasta la terminación del contrato de arriendo.
• SECRETARIA GENERAL. Adelanta las acciones tendientes a la notificación y publicidad, verificación y consolidación de la suscripción del contrato; y a la notificación y publicidad de los Actos Administrativos derivados de los procesos de ejecución y de monitoreo y supervisión.
• DIVISION DE SERVICIOS GENERALES. Verifica el cumplimiento de requisitos de asignación, autorización y/o pagos para acceder y usar la planta física, y permite y controla el acceso y uso. 

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Mejoramiento Continuo de los Métodos y Procedimientos relacionados con el Planeamiento de la Infraestructura Física y Estudios Comunes a la Oficina de Planeación

Reseña

El proceso de calidad en la Universidad Surcolombiana exige el mejoramiento continuo de los métodos y procedimientos relacionados con el planeamiento de la infraestructura física, que como condición sine qua non sirvan de instrumentos soportes a ser utilizados apropiadamente por los diferentes responsables que participan de estos procedimientos en la docencia, investigación y demás actividades académicas y administrativas.

Mediante Resolución de Rectoría 05023/99 se desarrollaron y legalizaron los métodos y procedimientos para “Elaboración y actualización de la programación anual de obras de construcción, adecuación y mantenimiento de las Sedes”, “Elaboración y actualización del Plan de dotaciones y equipos de las Sedes de la Universidad”, “Contratación de obras construcción, ampliación o adecuación en la Universidad”, “Programación de Planta Física por programas académicos de pre y postgrado de la universidad”, “Programación de Planta Física por cursos de extensión y diplomados”, “Préstamo de Instalaciones por Solicitudes”, “Asignación de espacios públicos en las Sedes de la Universidad”.

Descripción del Proyecto

Este Proyecto canaliza las experiencias para mejorar continuamente los métodos y procedimientos relacionados con el planeamiento de la infraestructura física.

Objetivo

Con el Proyecto se conseguirá evaluar, coordinar, y buscar la manera más ágil de realizar los métodos y  procedimientos relacionados con la infraestructura física y equipos.

Responsables en la Cadena de Valor del Proyecto

En consecuencia de los numerales anteriores este Proyecto requiere de la acción y participación de los siguientes responsables:

• RECTORÍA. Mediante Actos administrativos o normas complementarias reglamenta o dispone lo pertinente para la programación, préstamos o alquiler de planta física de uso académico y no académico.
• ÁREA DE PLANTA FÍSICA DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN. Los procedimientos de “Elaboración y actualización de la programación anual de obras de construcción, adecuación y mantenimiento de las Sedes”, “Elaboración y actualización del Plan de dotaciones y equipos de las Sedes de la Universidad”, “Contratación de obras construcción, ampliación o adecuación en la Universidad”, “Programación de Planta Física por programas académicos de pre y postgrado de la universidad”, “Programación de Planta Física por cursos de extensión y diplomados”, “Préstamo de Instalaciones por Solicitudes”, “Asignación de espacios públicos en las Sedes de la Universidad”, están ligados directamente con los Proyectos de responsabilidad de esta Unidad, resultando así la competente para mejoramiento continuo de los métodos y procedimientos relacionados con el planeamiento de la infraestructura física.
• ÁREA DE BANCO UNIVERSITARIO DE PROYECTOS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS. Coordina, supervisa y monitorea la formulación del proyecto en sus distintas fases y etapas.
• ÁREA DE GESTION DE CALIDAD. Coordina, gestiona, recopila y elabora el proyecto de acto administrativo de los métodos y procedimientos nuevos o que requieran ser modificados.